Virus Busy

“Ôi, bận lắm!”,

“Ôi, sao nhiều việc quá!”,

“Trời ơi, thở không nổi, mở mắt không xong!”

“Sao thời gian ít quá vậy! Ước gì ngày có 48 tiếng!”…

Đó là những lời than thở thường gặp ở bất cứ nơi đâu, bất cứ công việc gì và hầu hết người lao động.

Thực sự là thời gian quá ít, công việc quá nhiều? Hay do chúng ta không biết cách quản lý thời gian và công việc?

Liệu rằng một ngày có 48 tiếng hay 84 tiếng có giúp chúng ta giải quyết được vấn đề công việc và thời gian?

Mấu chốt vấn đề là do chúng ta không biết quản lý, sắp xếp và tiết kiệm thời gian. Nếu ngày dài hơn thì khối lượng công việc sẽ nhiều hơn, thời gian lãng phí cũng sẽ nhiều hơn, và lại tiếp tục “ước gì…!”.

Nếu xét về công việc nhiều nhất thì đó là ai: Tổng thư ký Liên hiệp Quốc, Tổng thống Mỹ, Tổng thống Nga, Chủ tịch nước Trung Quốc, Chủ tịch tập đoàn Microsft… Vậy tại sao những người này họ vẫn thảnh thơi có thời gian đánh golf, du lịch…? Sẽ có nhiều người trả lời rằng vì họ giỏi. Đúng là họ rất giỏi, nhưng họ quản lý thời gian và công việc ra sao?

Rất đơn giản, chỉ có 5 nguyên tắc vàng sau:

1. Luôn có kế hoạch làm việc và tuân thủ kế hoạch đó.

Bạn đã bao giờ lập kế hoạch làm việc cho mình chưa, nếu có thì bạn có theo đuổi tới cùng kế hoạch đó hay chỉ lập cho có?

Những người bị “quá tải” là thường do “không biết làm gì trước bây giờ” và việc gì cũng muốn, cũng phải làm ngay để rồi mỗi việc làm đuợc một chút và cuối cùng không việc nào trọn vẹn. Kết quả là phải “tự nguyện” làm thêm giờ để xong hết mọi việc.

Nếu có kế hoạch làm việc nghiêm túc bạn sẽ biết được mình cần phải ưu tiên việc nào làm trước, việc nào làm sau, thậm chí việc nào không cần làm, và quan trọng hơn cả là xác định thời điểm nào phải xong việc nào. Với một kế hoạch chi tiết như vậy bạn sẽ biết mình có thực sự quá tải hay không.

Do vậy, kế hoạch chính là chìa khóa quan trọng nhất giúp bạn có thời gian rảnh và hiệu quả trong công việc.

2. Từ chối những công việc phát sinh không cần thiết.

Một trong những bức xúc lớn nhất của người lao động là không kiểm soát được kế hoạch công việc của mình, đang làm việc này lại bị một việc khác xen ngang. Lúc đó sẽ khiến người lao động bị mất cảm hứng làm việc và sẽ sinh đối phó.

Trong những trường hợp như vậy hãy nhẹ nhàng nhưng thẳng thắn với người giao việc cho mình rằng “Tôi đã có kế hoạch chi tiết để hoàn thành những nhiệm vụ trọng tâm, do vậy, tạm thời tôi không thể đáp ứng yêu cầu công việc phát sinh này được”. Bạn và cả người giao việc cho bạn đều phải hiểu chức năng, nhiệm vụ của mỗi thành viên. Nếu người giao việc cho bạn là loại người làm việc không có kế hoạch hoặc chỉ biết lợi ích bản thân mà bắt bạn phải làm theo những gì họ yêu cầu thì môi trường làm việc đó chỉ là nơi bạn đang lãng phí thời gian!

3. Không lãng phí thời gian.

Rất nhiều người than vãn họ có quá ít thời gian, nhưng thực tế họ lại đang rất lãng phí thời gian.

Trong thời gian làm việc thì họ lo “à ơi”, cà phê, trà, đọc báo lá cải, chơi game, chat, lướt web vô bổ… đến 2/3 thời gian, đến sát giờ kết thúc ngày mới cắm đầu làm việc trong tình trạng bị sếp hối thúc. Và họ cho như vậy là công việc quá tải, sếp khó tính.

Thậm chí có những người không có thời gian dành cho gia đình, dành cho việc rèn luyện sức khỏe, dành cho việc nâng cao tri thức… thế nhưng, họ có thể cà phê, nhậu, đánh bài thâu đêm suốt sáng.

Những người này không chỉ lãng phí thời gian mà còn lãng phí cuộc đời.

4. Chia sẻ công việc.

Chia sẻ món ăn thì dễ nhưng chia sẻ công việc thì không hề đơn giản.

Ở cấp độ lãnh đạo, quản lý thì chia sẻ công việc chính là giao việc cho cấp dưới. Nhưng không phải cứ có chức, có quyền là muốn giao việc sao cũng được. Giao việc phải hợp lý để vừa giữ được người và vừa tạo cho người lao động làm việc với tinh thần và hiệu quả cao nhất. Muốn vậy, người sếp phải đặt niềm tin và giao những trọng trách cho cấp dưới để cấp dưới thấy được tầm quan trọng của họ đối với sếp, đối với tổ chức mà quyết tâm hoàn thành trọng trách được giao.

Ở cấp độ nhân viên, chia sẻ công việc là cách để mọi thành viên có được sự bình đẳng và đoàn kết hơn. Khi thấy có những thiên lệch về khối lượng công việc giữa bạn và các thành viên khác, bạn hãy chủ động trình bày ý kiến với sếp theo hướng tích cực nhằm san sẻ quyền lợi và nâng tầm quan trọng của các thành viên khác. Như vậy các thành viên khác sẽ không có cảm giác là bạn so bì, đùn đẩy công việc mà họ sẽ tiếp nhận công việc mới một cách phấn khởi.

Một yếu tố quan trọng trong nghệ thuật chia sẻ công việc đó là sự công bằng, phải chia sẻ cả những quyền lợi đi kèm.

5. Chủ động.

Đây là thước đo về Tầm nhìn của bạn. Nếu bạn chỉ biết làm theo những gì người khác yêu cầu thì bạn chẳng có tầm nhìn gì hết, nhưng nếu bạn luôn nghĩ ra trước những điều cần làm, làm trước những điều mà công việc sẽ đòi hỏi thì bạn đã có tầm nhìn của một người lãnh đạo thực thụ.

Vậy phải làm sao để chủ động?

Trước hết, bạn phải nắm rõ chức năng, nhiệm vụ trọng tâm của mình.

Thức hai, phải hiểu rõ văn hóa, mô hình tổ chức của công ty.

Thứ ba, phải biết định hướng phát triển của công ty, của bộ phận.

Thứ tư, phải am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình.

Thứ năm, luôn học hỏi và tìm kiếm những ý tưởng sáng tạo nâng cao hiệu quả công việc.

Hãy là người điều khiển công việc chứ đừng để công việc điều khiển mình.

Hệ lụy của việc luôn quá tải công việc vì thiếu thời gian là biến chúng ta thành những robots, suốt ngày chỉ biết lao theo công việc, đầu óc bị chết cứng. Một ngày nào đó chợt tỉnh ra thì đã quá muộn.

“Nhiều người chết từ năm 25 tuổi, và mãi đến năm 75 tuổi mới được chôn cất”

Benjamin Franklin

Hãy dành 10 phút mỗi ngày trước khi đi ngủ để rà soát lại những gì mình đã làm trong ngày, có đúng tiến độ kế hoạch không, cần điều chỉnh yếu tố nào và bài học kinh nghiệm.